日本では、通常、3，4月が歓送迎会の時期のピークではあるが、

四半期締めとなる6月、9月、12月なども人事異動が発生する可能性も高い。

そんな中、歓送迎会の幹事を突然頼まれて困っている、

何をしていいかわからない、

という人向けに歓送迎会の幹事のポイントをまとめてみた。

 

 

幹事のメリット

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幹事をやることの主なメリットをあげてみた。

と、幹事をそつなくこなし、場を盛り上げることができれば、

あなたの仕事上の評価もあがるため、

貧乏くじを引いたと思わず、価値を提供するようにしよう。

 

幹事の流れ

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重要な３つのポイントに絞ろう。

では、それぞれを細かく見ていく。

案内を出す（日時、場所、予算）

 

会社の社風やあなたのポジションにもよるが、

ちまたのWebサイトにあふれる堅苦しいものではなく、

少しラフな感じの方がよい場合もある。

あなたの会社の雰囲気やメンバーなどを見て、空気を読んで書いてみよう。

日時、

場所（URL）

に加えできれば、予算も書いた方がよいだろう。

 

予算決めの注意点

 

歓送迎会の場合、主賓（＝歓迎される人、送別される人）は、飲食代を無料に設定することも多い。

主賓の飲食代を無料にした場合、主賓の飲食代分を、他の参加メンバーで負担しなければならない。

新入社員や協力会社（＝業務委託先、派遣会社）の社員などの場合、給与格差もあるため、飲食代の負担を軽くしてあげたい。

また、主賓への贈答品の代金を、飲食代に上乗せすることも必要だ。

など、複数の考慮事項が発生する。

そのため、事前にExcelやGoogleスプレッドシートなどで、

お店に支払う金額　＜　参加者から集めた金額

になるようにシミュレーションをしておくとよいだろう。

スポンサー（＝多めに飲食代を払ってくれる人、上司、役員など）となる人に出席してもらえば何とかなる！

と思っている人も多い。

しかし、スポンサーが、必ず参加してくれるとは限らない。

スポンサーとなる人が来れない場合でも、赤字にならないように、綿密にシミュレーションしておく必要がある。

 

クーポン使用で幹事１名無料

 

ぐるなびやホットペッパーなどで、

１ｘ名以上でコース予約したら1名無料

 

などのクーポンが用意されているお店がある。

メンバーの飲食代の負担を減らすためにも、このようなクーポンを積極的に活用するとよい

 

店選び

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交通の便がよい場所

 

歓送迎会は仕事が終わってから飲みに行く前提なら、開催場所は、主賓や主要メンバーの勤務先の近くがよいだろう。

いろいろな場所から人を呼ぶ場合は、交通の便がよいターミナル駅が無難だ。

あなたの好みの、主要ターミナル駅から外れた、隠れ家的な店は、どんなに行きたくても会社の飲み会では使わず、

プライベートで使うようにしよう。

 

和食、洋食、中華、エスニックなんでもよい

 

店のジャンルは、和食、洋食、中華、エスニックなんでもよいだろう。

最低限、主賓の人たちが、絶対NGと言われるジャンルは避けた方がよいくらい。

事前に、主賓の人たちの嫌いな食べ物などの情報取集ができれば迷う要素は少なくなるハズ。

 

個室がベスト

 

人数にもよるが、個室がある店をオススメする。

主賓の方にスピーチをしていただく時なども、周りが騒々しいと、一番端っこの席にいる人は聞こえなかったりする。

また、感動のセレモニーなども、騒々しいテーブル席よりも、落ち着いた個室で行う方が雰囲気がでる。

個室なら、店の許可さえもらえばプロジェクターやスピーカーなども持ち込んだりでき演出の自由が利くのが利点だ。

 

その他

 

腰痛の人がいる場合などは、座敷や小上がりの席はやめた方がよい。

座布団にあぐらをかいて座るより、椅子の方が腰への負担が軽くなるからだ。

座敷や小上がりでも、掘りごたつになっている場合などは、腰痛の人がいても大丈夫だろう。

また、女性が多い場合、冬場はブーツなどを脱ぐことになるのも手間になることなども考慮しよう。

 

 

歓送迎会を段取る（アジェンダ作成、プレゼント選定、余興などのコンテンツ企画制作）

 

 

主賓への贈答品、プレゼント選定

 

出典：Flower Bouquet Part 2

主賓の方の好みを普段の雑談などから聞き出しておき、サプライズ的にプレゼントをあげるのが盛り上がる。

例えば、主賓の方の、好みのウイスキーの銘柄を聞き出しておき、当日プレゼントする。

好みがわからない場合、鉄板は花束。

男性でも花束をもらってうれしくない人はいない。

花束にするとそれなりにコストもかかるし、独身の男性が花束をもらっても（花瓶などもなく）困ってしまうことが多い。

そんな場合は、花を１本だけプレゼントするとよいだろう。

 

当日の進行、アジェンダ作成

 

当日の進行は、ガチガチなアジェンダを用意するのではなく、ある程度の余裕を持たせたスケジュールにするとよい。

なぜなら、どれだけ事前準備をしても、想定外のハプニングは必ず発生するからだ。

例えば、主賓が遅れてきたり、プレゼントを買いに行ってもらった方が遅れてくるだけで、スケジュールに影響がでる。

そのため、絶対に外せないイベントのみ意識するだけでよい。

時間も仮決めで、主賓や関係者の遅刻などがあった場合は、柔軟にスライドさせよう。

 

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プレゼントの渡し方

幹事として最も頭を悩ませるとしたらプレゼントの渡し方だろう。

アジェンダ通りに「それでは、今から花束贈呈をします。」と、

結婚式のようにフォーマルにやってもおもしろくない。

場の雰囲気に合わせて、自然な形で、サプライズ演出からプレゼントを渡すのが一番盛り上がる。

例えば、お酒が大好きなＫさんを送別する場合。

Ｋさんの好みは、"オールド"というウイスキーだと事前にリサーチ済み。

歓送迎会の会場にもＫさんにバレないように、持ち込み済み。

そして、Ｋさんからひと言スピーチをいただく時に、カットイン。

 

幹事「Ｋさん、手ぶらでスピーチしていいんですか？」

Ｋ　「おう、コレでももつか」といってビールのジョッキを片手に

幹事「ジョッキは似合わないですよ。大好きなお酒何でしたっけ？」

Ｋ　「ん・・・オールドだけど」

幹事「それをご用意しております」

パチパチパチ（拍手喝采）

 

のような流れで、スピーチ前にプレゼントを渡すと、

Ｋさんはいい気分でスピーチしやすいため、場の雰囲気が最大限盛り上がる。

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