「お前のメールは読みづらい！もっと必要なことを簡潔に書いてくれ！」

などと毎日のようにオニ上司にゴリゴリ責められまくっている方はいないだろうか？

大体、そのような上司は「ここが悪い」と問題点を指摘することはあるのだが、

具体的に何をどう改善したらいいのか教えてくれない（たぶん、ソイツ自身指導できないと思う）

そこで、メールの書き方などで悩んでいる方を対象に、今日からでもすぐに実行できるメール作成の注意点をまとめた。

 

 

目まぐるしく変わる現在の環境に適したメールの出し方は？

 

出典：The Latest Email Marketing Trend: Agile Email

 

ビジネスメールの書き方なんて、新人のころに研修受けたし、

学生のころからメール使うの当たり前だったから問題ないよ、

という若手の方も、

もう仕事で１０数年以上メール使い続けているので今さら学ぶことなんてない、

というベテランの方も、

今一度、ビジネスメールの書き方について要点だけおさらいすることをオススメする。

なぜなら、いまや１秒間にYoutubeにアップロードされる動画が１００時間以上に及ぶというペースで情報量は爆発的に増加していっている。

今後も、AIだロボットだバイオデータに遺伝子情報だなどと扱うデータの種類も数限りなく増えていく。

このように環境が目まぐるしく変わる現代においては、たった２，３年前に学んだメールの出し方１つとっても、

現在の情報メタボ時代には適していない可能性もある。

今一度、ビジネスの基礎の基礎から見直すという意味でも、メールの出し方をチェックしよう。

 

件名だけでパッと見の内容が想像がつくようにしよう

 

件名だけで本文を読まずとも内容がわかるようにしよう。

あまり件名が長すぎるのもよくない。全角１５～２０文字が１つの目安。

お手本は、ほとんどの日本人のブラウザ起動時の画面となっているヤフーの新着記事だ。

 

出典：Yahoo!JAPAN

 

このヤフーのTOP記事の見出しは、ほとんどが全角１５文字程度で簡潔にまとめられている。

日本語として体をなさず、キーワード＋助詞のような見出しも散見されるが、ひと目見てわかりやすい。

この見出しだけ見れば、記事の内容を読まずとも、中身が予想できてしまうくらい洗練されている。

余計な句読点（、 。）なども極限までカットされていて、芸術的な見出しもある。

社外のお客さまに対してはともかく、身内の部署内やプロジェクトメンバーでやりとりしているメールの件名なら、

ヤフーの見出しくらいシンプルに全角１５文字にまとめれば、コミニュケーションがスムーズにいくのは間違いない。

 

スマホビューを意識して１行３０文字以内におさめよう

 

出典：Do More with your Smartphone Email Signature

 

最近の傾向として、プロジェクトメンバー間のビジネスメールは、

１行全角２０～３０文字程度がよい。

なぜなら、プロジェクトメンバーの大半は、実生活でスマホから

１行全角２０～３０文字程度の文章を読むことに慣れているからだ。

例えば、スマホからWebページやFACEBOOKのメッセンジャーやLINEなどで、

ほとんどの人が毎日、１行全角２０～３０文字程度の読み書きに慣れている。

意識している人は少ないが、人間は仕事のやり方よりも実生活の影響を多大に受ける。

そのため、ビジネスメールは１行全角３０文字以内で改行して、送信すると、

日ごろ慣れ親しんでいるスマホを使ってのコミニュケーションと違和感がないため、

受信者のメール開封率やメール閲覧率、メール返信率が上がる。

 

キーワードだけでもわかるくらい簡潔に

 

★出典：近田ボビーの俺流

 

ネイティブな日本人（＝日本社会で育ってきた人）なら、キーワードだけ並べても、伝わるレベルまで簡潔にしよう。

例えば、あなたが新宿を歩いていたとする。

カタコトの外国人が、"カメラ"、"ソニー"、"どこ"と話しかけてきたら、

もしかしたらビックカメラやヨドバシカメラ行きたいのかも、と察してあげられるということ。

このように、キーワードだけ並んであり、主語＋述語＋目的語などの日本語構造が崩壊していても、

伝わるレベルまで、言いたいことを極限まで絞り込んで、簡潔に書くようにしよう。

 

１つのメールの話題は多くて３つまで

 

１つのメールには多くても３つまでの話題にとどめよう。

３つ以上の話題を１つのメールに盛り込むと盛りだくさんで、読み手は１つ１つ丁寧に読む気をなくす。

そして、１つのメールに３つの話題を入れ込む場合は必ず箇条書きや番号付けなどしてわかるようにすること。

 

 

これくらい簡潔に書かないと、相手は質問に答える気すらせず、忙しい人なら既読スルーされてしまう。

 

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まとめ

 

・かつてのビジネスマナーで習ったメールの書き方は使えない

・メールの件名は、Yahoo!トップ記事のように２０文字以下で

・スマホビューに慣れた現代人は１行２０～３０文字が適切

・カタコト外人ばりにキーワード羅列だけでも伝わるのが理想

・１つのメールの話題は多くて３つまで

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